اكسل

لماذا الجداول المحورية؟

Why Pivot Tables

تم تضمين ورقة عمل الممارسة مع تدريب فيديو عبر الإنترنت .

مرحبًا ، ديف هنا من Exceljet





لذا ، سنقوم اليوم بمعالجة السؤال لماذا الجداول المحورية؟

ويطرح هذا السؤال كثيرًا عندما يصادف الأشخاص لأول مرة الجداول المحورية ، لأنهم يتساءلون ... لماذا يجب أن يهتموا؟ وأنت تحاول توضيح أن الجداول المحورية سريعة حقًا ، وأنه يمكنك تلخيص البيانات بشكل تفاعلي بطرق مختلفة ...





ويمكنك نوعًا ما أن ترى عيونهم تتلألأ لأنه ، حتى تستخدم الجدول المحوري بنفسك ، من الصعب حقًا أن تفهم سبب كونها مفيدة لك.

لذلك ، أعتقد أن إحدى أفضل الطرق لفهم كيف يمكن أن تساعد الجداول المحورية هي إلقاء نظرة على بعض الأمثلة على إنشاء بعض التقارير ، جنبًا إلى جنب ، حيث نقوم بإنشاء مجموعة واحدة من التقارير يدويًا باستخدام وظائف وصيغ Excel العادية ، و مجموعة أخرى ، نحن نبني باستخدام الجداول المحورية.



وهذا بالضبط ما كنت ستفعله في فيديو اليوم.

وأريد أن أكون صريحًا معك هنا. أنا أحب الجداول المحورية.

منذ أن حصلت على أول جدول محوري لي يتم تحديثه بشكل صحيح في التسعينيات ، أدركت أن هذه أدوات مفيدة حقًا.

لذلك أعتقد أنه إذا كنت تستخدم Excel مع الكثير من البيانات الأولية ، وتحتاج إلى تلخيص تلك البيانات بطرق مختلفة ، وإذا كنت بحاجة إلى إنشاء تقارير جيدة المظهر ، فإن الجداول المحورية تستحق وقتك بالتأكيد.

لذا ، أتمنى في نهاية الفيديو أن تتفق معي.

دعنا نلقي نظرة على بعض الأمثلة.

****

لذلك ، نحن هنا في Excel ، ويمكنك أن ترى أن لدينا مجموعة من البيانات الأولية.

تمثل هذه البيانات مبيعات الشوكولاتة للعديد من العملاء في مواقع مختلفة ، على مستوى البيع بالجملة.

يمكنك أن ترى لدينا التاريخ والعميل. المدينة والولاية والمنطقة وفئة المنتج والمنتج وأخيراً الكمية والإيرادات وتكلفة السلعة المباعة والأرباح.

الآن ، تخيل أن مديرك يرسل لك هذه البيانات ويطلب ملخصًا من صفحة واحدة يوضح توزيع المبيعات حسب المنتج.

لذا ، بافتراض أنك لا تعرف كيفية استخدام الجداول المحورية ، لكنك جيد جدًا في استخدام صيغ Excel ، فلنقم بإنشاء تقرير يدوي أولاً.

أسهل طريقة للقيام بذلك هي استخدام الدالة SUMIFS. SUMIFS سهل الاستخدام ، ولكن يمكنه إنشاء بعض الصيغ القبيحة جدًا ، لذا لتسهيل قراءة الأشياء ، وتجنب الكثير من المراجع المطلقة ، سأقوم بتسمية الأعمدة أولاً.

الآن لدينا اسم لكل عمود في البيانات.

أثناء وجودي هنا ، سأقوم أيضًا بتسمية المجموعة الكاملة من البيانات حتى يمكنني الرجوع إليها بسهولة عند إنشاء جدول محوري لاحقًا.

لنقم الآن ببناء تقرير يدوي.

أولاً ، سأحصل على نسخة من جميع المنتجات ، ثم أزيل التكرارات ، ثم أفرزها.

الآن سأضيف بعض التسميات والتنسيق.

لذلك ، لدينا عظام التقرير في مكانها الآن ، لكن لا توجد بيانات. حان الوقت لكتابة أول صيغة SUMIFS. يمكنني بالفعل استخدام SUMIF. ولكن لأنني سأضيف المزيد من المعايير في دقيقة واحدة فقط ، فسيكون من الأسهل أن نبدأ بـ SUMIFs.

نظرًا لأنني قمت بالفعل بتسمية الأعمدة ، يمكنني بسهولة كتابة الأسماء أثناء التنقل ، دون الرجوع لتحديد البيانات.

الآن أنا بحاجة إلى نسخ الصيغة وإضافة الإجمالي ، وسأقوم بتنسيق الأرقام كعملة.

لا ، لدينا التقرير الأساسي الذي يريده مديرك ... تقرير مبيعات من صفحة واحدة مع تقسيم حسب المنتج.

لذا فإن الأسلوب اليدوي ليس سيئًا للغاية ، لكنني بالطبع كنت أعرف بالفعل كيفية القيام بذلك ، واستخدمت الكثير من النصائح والاختصارات لتسريع الأمور.

إذا لم تكن مرتاحًا للصيغ ، فسيكون الأمر أصعب قليلاً ، مع وجود الكثير من الأخطاء والتعلم كما تذهب.

لنقم الآن ببناء نفس التقرير باستخدام جدول محوري.

نظرًا لأنني قمت بالفعل بتسمية البيانات ، يمكنني فقط استخدام هذا الاسم هنا.

سنحتاج المنتج كتسمية صف ، والإيرادات كقيمة.

ثم قم بتطبيق تنسيق رقمي على الإيرادات.

وهذا كل شيء. لدينا الآن جدول محوري بنفس النتائج. ولاحظ أنني لم أستخدم أي صيغ على الإطلاق.

بالطبع ، لن يكون أي مدير راضيًا عن تعليماته الأصلية. سيطلبون جميعًا التغييرات.

لذلك ، دعونا نلقي نظرة على كيفية تعامل كلا التقريرين مع بعض طلبات التغيير.

أولاً ، لنفترض أن مديرك قد عاد وطلب التقسيم حسب المنتج والمنطقة. تريد المنطقة عبر القمة.

بالنسبة للتقرير اليدوي ، سأبدأ بالحصول على نسخة من جميع المناطق وسأتبع نفس العملية كما فعلنا مع المنتجات من قبل.

هذه المرة ، أحتاج إلى نقل المناطق عبر الجزء العلوي.

ثم أحتاج إلى تنظيف الأشياء قليلاً.

ماذا لو تفوق التحليل في جدول البيانات

بعد ذلك ، أحتاج إلى تمديد وظيفة SUMIFS للتعامل مع كل من المنتج والمنطقة.

سأحتاج إلى قفل مرجع العمود للمنتج ... لأنني سأقوم بنسخ ذلك في لحظة واحدة ... ثم أضف نطاقًا جديدًا ومعايير للمنطقة مع إغلاق الصف.

يمكنني الآن نسخ الصيغ عبر الجدول وإضافة الإجماليات.

مرة أخرى ، ليس الأمر فظيعًا للغاية ، ولكن الكثير من النقرات والكثير من الصيغ.

تغيير تقرير الجدول المحوري أسهل قليلاً. كل ما علي فعله هو إضافة منطقة كتسمية عمود وقد انتهينا.

مرة أخرى ، ليست هناك حاجة لتحديث أي صيغ.

سأقوم أيضًا بتغيير تخطيط الجدول المحوري إلى 'مخطط تفصيلي' ، ثم أعد محاذاته مع التقرير اليدوي.

لذا تعيد ذلك إلى مديرك وبعد ساعة تخبر أنه أمر رائع. ولكن هل يمكنها أيضًا أن ترى تقسيمًا حسب السنة بدلاً من المنطقة.

أمم. سيكون هذا أكثر تعقيدًا.

في هذه الحالة ، أعلم أن البيانات تمتد لثلاث سنوات فقط ... 2011 و 2012 و 2013 ، لذلك سأبدأ هناك وأضيفها يدويًا كرؤوس وأتخلص من العمود الإضافي.

الآن أنا فقط بحاجة إلى تحديث الصيغ.

هذه في الواقع حالة استخدام جيدة لوظيفة SUMPRODUCT ، لكن هذا سيتطلب الكثير من الشرح ، لذلك دعنا نلتزم بـ SUMIFS في الوقت الحالي.

الآن لتحديث وظيفة SUMIFS لمطابقة التواريخ حسب السنة ، سيتعين علينا استخدام معيارين مع وظيفة DATE وبعض التسلسل.

يتطابق المعيار الأول مع التواريخ التي تكون أكبر من أو تساوي الأول من السنة.

يتطابق المعيار الثاني مع التواريخ التي تكون أقل من أو تساوي اليوم الأخير من السنة.

في كلتا الحالتين ، نشير إلى العام مباشرةً ونحتاج إلى إغلاق الصف.

بمجرد نسخ الصيغة إلى أسفل وعبر ، حصلنا على تقريرنا.

يمكنك أن ترى أن هذا التغيير كان أكثر تعقيدًا إلى حد ما ، ويتطلب فهمًا جيدًا لصيغ ووظائف Excel ، ومفاهيم مثل التسلسل.

ماذا عن الجدول المحوري؟

لتحديث الجدول المحوري ، أحتاج أولاً إلى التخلص من المنطقة.

بعد ذلك ، أحتاج إلى إضافة حقل التاريخ ، والتجميع حسب السنة.

كما كان من قبل ، لا توجد صيغ للتحديث.

إذا قد وصلتك الفكرة. من الممكن تمامًا إنشاء هذه التقارير يدويًا ، ومن المستحسن القيام بذلك في بعض الحالات بهذه الطريقة. لكن استخدام الجدول المحوري أسرع وأسهل بكثير.

في النهاية ، يمكن للجدول المحوري إنشاء تقارير أكثر تعقيدًا بكثير مما تريد معالجته يدويًا.

حسنًا ، لقد أملت أن تكون قد أحببت تلك المقارنة بين إنشاء بعض التقارير يدويًا ونفس التقارير في الجداول المحورية. كما ترى ، ليس الأمر قريبًا ، والجداول المحورية أسرع بكثير.

لذلك ، في أي وقت تقوم فيه بتحليل البيانات في Excel ، أعتقد أنه يجب عليك التفكير في استخدام الجداول المحورية.

ولكن ، إلى جانب الراحة البسيطة ، تمنحك الجداول المحورية ميزة تنافسية حقيقية.

لذلك سواء كنت تنافس داخليًا مع أقرانك في زيادة أو ترقية ، أو مجرد تقدير.

أو ، إذا كنت تتنافس خارجيًا مع شركات أخرى في السوق الخاص بك لتحديد الاتجاهات أو الفرص ، فإن الجداول المحورية هي أداة يمكن أن تساعدك على التميز والقيام بعملك بشكل أفضل.



^